GestademyAvisa el mismo día y en la primera media hora de clase. Pasa lista en los primeros minutos, que coordinación o recepción revise las faltas sin justificar y que la familia reciba un mensaje corto, por un canal que quede registrado. Si no hay respuesta y es un menor, llama. Así la familia se entera por la academia y no tiene que llamar ella.
Una familia que deja a su hijo en la puerta da por hecho que está en clase. Si no ha llegado, cuanto antes lo sepa, mejor: puede ser un despiste, un autobús perdido o algo que conviene saber ya. Y si se entera por otra vía, la pregunta que te hará es por qué no la avisaste.
El aviso, paso a paso
1. Pasa lista en los primeros minutos
La lista que se pasa al final de la clase no sirve para avisar. Pásala en los primeros cinco o diez minutos, marcando solo a quien falta y a quien llega tarde. Si alguien llega después, se cambia de «falta» a «tarde» y el aviso ya no hace falta.
2. Que avise quien no está dando clase
El profesor no puede escribir a las familias en mitad de una clase. Lo habitual es que pase lista y que coordinación o recepción vean las faltas de todos los grupos y se encarguen del aviso. Así una sola persona sabe qué se ha enviado y a quién.
3. Separa las faltas justificadas
Si la familia ya avisó de que el alumno no vendría, no le escribas para decirle lo que ya sabe. Apunta la falta como justificada en cuanto llegue el aviso de la familia, aunque sea por teléfono, para que nadie la vuelva a avisar.
4. Escribe un mensaje corto y sin juicio
El objetivo es informar, no reñir: qué clase, qué día y a qué hora, y cómo responder. Más abajo tienes dos plantillas.
5. Usa un canal que quede registrado
Correo electrónico, SMS o la aplicación de la academia. Evita escribir desde el móvil personal de un profesor: el mensaje no queda en la academia, el profesor acaba con los teléfonos de las familias y, si se va, se lleva la conversación. Los grupos de WhatsApp con todas las familias, además, exponen datos de menores a otras familias.
6. Si no responden, llama
Con menores, un correo sin respuesta no basta cuando la falta es rara en ese alumno. Si en un rato nadie contesta, llama al tutor. Si la familia no tiene correo, llama directamente.
7. Mira el patrón, no solo el día
Tres faltas sin justificar en un mes dicen más que una. Cuando se repiten, hablad con la familia con calma: puede haber un problema de horario, de transporte o de motivación que se resuelve mejor en octubre que en junio.
Plantillas de mensaje
Falta sin aviso:
Hola, [nombre del tutor]. Os escribimos de [academia] porque [alumno] no ha venido hoy a [clase], que empezaba a las [hora]. Si ya lo sabíais, no hace falta que hagáis nada. Si no, respondednos a este mensaje o llamadnos al [teléfono]. Un saludo, [nombre].
Después de varias faltas:
Hola, [nombre del tutor]. [Alumno] ha faltado a [número] clases de [clase] este mes. Nos gustaría hablar con vosotros para ver si podemos ayudar, por ejemplo con el horario. ¿Os viene bien que os llamemos [día]? Un saludo, [nombre].
Errores habituales
- Avisar al día siguiente. A esas alturas el aviso ya no sirve para lo que importa.
- Avisar de una falta justificada. Da la impresión de que en la academia nadie se entera de nada.
- Un mensaje que suena a reproche. La familia no ha hecho nada mal por recibirlo.
- Contar en el aviso lo que es del equipo. Las notas del profesor o un problema de conducta se hablan aparte, cuando coordinación decide cómo.
- Depender de una sola persona. Si quien avisa está de baja, nadie avisa. El aviso tiene que poder hacerlo cualquiera del equipo con la misma información.
Cómo lo hace Gestademy
En Gestademy, el profesor marca la falta en la lista desde el móvil y el correo a la familia queda preparado al momento. Coordinación lo ve en «Hoy en el centro» y puede enviarlo ya, cambiar el texto o no enviarlo; si nadie lo toca, sale solo a los 20 minutos. Las faltas justificadas y los retrasos no generan correo, y si la familia no tiene correo, Gestademy indica que hay que llamar. Lo explicamos con detalle en comunicación con las familias.