GestademyCuando falta un profesor, decide una sola persona quién le sustituye: alguien libre a esa hora que dé la materia y el nivel. Dale una hoja con el aula, los nombres de pila, por dónde va el grupo, qué toca hoy, los deberes, el material y los avisos de salud imprescindibles. Después avisa a las familias del cambio, sin contar el motivo.
Una baja no avisa con tiempo. Suele llegar en un mensaje a primera hora o a media tarde, cuando el grupo ya está en camino. La diferencia entre una clase perdida y una clase normal casi nunca se decide esa mañana: se decide semanas antes, en lo que la academia tiene preparado.
Antes de que pase
Una lista de quién puede cubrir qué
Haz una tabla sencilla: cada profesor, las materias y los niveles que puede dar y las franjas en que está libre. En una academia de idiomas no basta con «da inglés»: quien da B1 a adultos quizá no está cómodo con un grupo de infantil o con un C1 que prepara examen. En refuerzo pasa igual con Matemáticas de Bachillerato.
Actualízala cuando cierres los horarios del curso y cada vez que alguien cambie de disponibilidad. Si tienes a alguien de confianza fuera de la plantilla que puede cubrir un día, apúntalo también.
La programación y lo trabajado, donde otros lo puedan leer
Si el temario vive en la cabeza o en el cuaderno del profesor, el sustituto empieza de cero. Basta con tener por escrito, en un sitio compartido, el temario del curso por unidades o páginas y lo que se hizo en la última clase. Si cada profesor apunta al acabar lo trabajado y los deberes, preparar una sustitución lleva minutos y no una llamada al profesor enfermo.
Las rutinas de cada grupo
Cada grupo tiene sus costumbres: cómo empieza la clase, cuándo se corrigen los deberes, si hay descanso, quién se sienta separado de quién. Apúntalas en tres o cuatro líneas por grupo. Los alumnos, sobre todo los pequeños, aceptan mejor a un profesor nuevo si la clase sigue igual.
El material a mano
Libro del profesor, fichas, audios y soluciones, en una carpeta por grupo en el aula o en la nube de la academia. Que no dependa del portátil de quien falta.
La mañana en que pasa
Quién decide
Una sola persona: coordinación o dirección. El profesor que falta avisa a esa persona y no tiene que buscar sustituto él. Si decide uno solo, nadie llama a dos sustitutos a la vez ni se queda una clase sin cubrir porque cada uno creía que lo hacía el otro.
Cómo elegir al sustituto
Busca en este orden:
- Que esté libre a esa hora, con tiempo para llegar si viene de otra sede.
- Que dé esa materia y ese nivel.
- Que conozca al grupo o, al menos, la academia.
Antes de confirmar, comprueba otra vez que sigue libre: mientras hacías llamadas, quizá alguien le ha puesto otra clase. Si nadie encaja, valora juntar dos grupos del mismo nivel si el aula tiene sitio, o mover la clase a otro día y avisar. Cancelar es la última opción.
Qué necesita el sustituto
Lo mínimo para dar una clase normal:
- Dónde: sede, aula y cómo entrar.
- Con quién: la lista del grupo con los nombres de pila. No necesita teléfonos ni direcciones.
- Por dónde va el grupo: la última clase y lo que se trabajó.
- Qué toca hoy: unidad, páginas y ejercicios.
- Deberes: los que traen y los que hay que poner.
- Material: qué usar y dónde está.
- Avisos de salud: solo lo que tiene que saber para actuar.
Las alergias y las necesidades especiales son datos de salud, una categoría especial en el RGPD. El sustituto necesita saber qué hacer, no el historial: «Lucía: alergia a frutos secos, no repartir comida» basta. Lo explicamos en protección de datos en una academia con menores.
Pásale esta información por un canal de la academia. Evita reenviarle por WhatsApp la ficha completa del grupo desde tu móvil.
Avisar a las familias
Qué decir
Que la clase la da otra persona, su nombre, si cambian la hora o el aula y que el grupo sigue por donde iba. Si la ausencia va a durar, di desde cuándo y, solo si lo sabes con seguridad, hasta cuándo. Envíalo antes de la clase si da tiempo y por un canal que quede registrado.
Qué no decir
Nunca el motivo de la ausencia. «Está de baja por una operación» o «tiene gripe» son datos de salud de un trabajador: el RGPD los define como los que revelan información sobre el estado de salud de una persona (art. 4.15 del RGPD). Basta con «no puede venir». Si una familia pregunta, la respuesta es la misma.
Una plantilla
Hola, [nombre del tutor]. Os escribimos de [academia]. Hoy, [día], la clase de [grupo] de las [hora] la da [nombre del sustituto], porque [profesor] no puede venir. La clase es a la misma hora y en la misma aula, y seguirá por donde va el grupo. Si tenéis cualquier duda, respondednos a este mensaje o llamadnos al [teléfono]. Un saludo, [nombre].
Después de la sustitución
- Apunta la sustitución: quién faltó, quién cubrió y qué clases. Te servirá si una familia pregunta y para ver si hay franjas que siempre cuesta cubrir.
- Que el sustituto deje anotado lo que hizo y los deberes que puso, igual que haría el titular.
- Ponte al día con el titular cuando vuelva: qué se dio, qué quedó pendiente y si hubo alguna incidencia con algún alumno.
- Recupera lo perdido: si la clase se canceló, ofrece recuperarla; si se avanzó menos, el titular ajusta la programación.
- Revisa la lista de quién cubre qué. Si te costó encontrar a alguien, te falta gente para esa materia o esa franja.
Lista de una página para el briefing
Copia esta lista y rellénala para cada grupo. Si la tienes preparada, la sustitución se resuelve en el tiempo de una llamada.
- Grupo, día y hora
- Sede y aula, y cómo entrar
- Nombres de pila de los alumnos
- Última clase: qué se trabajó
- Plan de hoy: unidad, páginas y ejercicios
- Deberes que traen y deberes para la próxima clase
- Material: qué usar y dónde está
- Rutina del grupo: cómo empieza, descanso, normas
- Avisos de salud: solo lo necesario y qué hacer
- Quién recoge a los pequeños al salir
- A quién llamar si pasa algo durante la clase
- Dónde apuntar lo trabajado al acabar
Si falta un profesor y además falta un alumno, el aviso a esa familia sigue siendo igual de urgente. Lo contamos en cómo avisar a las familias de una falta.
Cómo lo hace Gestademy
En sustituciones, registras la ausencia y sus clases quedan pendientes de sustituto. Gestademy propone primero a los profesores libres que dan esa materia, y «Reasignar» comprueba otra vez que siguen libres. El sustituto recibe un briefing de cada grupo: aula, sede, la última clase, lo que toca, la rutina, los deberes y el material. El correo solo lleva un enlace, y dentro las alergias aparecen como un aviso. «Avisar a las familias» envía un correo a cada tutor, sin el motivo de la ausencia.