GestademyLos grupos de WhatsApp con las familias son cómodos, pero exponen los teléfonos y los datos de los alumnos a otras familias, dejan las conversaciones en el móvil personal del profesor y no dejan registro en la academia. La AEPD no recomienda la mensajería instantánea entre profesores y familias. La alternativa es el correo de la academia, un portal de familias y un teléfono del centro.
Muchas familias y profesores ya están en grupos del colegio. Por eso, cuando una academia abre, el grupo de WhatsApp parece lo natural. El problema no se ve el primer día: aparece cuando un mensaje llega a quien no debía o cuando una familia dice que nadie le avisó y no hay forma de comprobarlo.
Por qué tantas academias lo usan
- Todo el mundo lo tiene y lo mira.
- Es inmediato: un aviso de cancelación llega en segundos.
- No cuesta nada ni hay que aprender nada.
- Es cómodo para el profesor: una foto de la pizarra con los deberes y listo.
Son razones reales. Lo que hay que poner al lado son los riesgos.
Los riesgos
Teléfonos y datos de los alumnos a la vista de otras familias
En un grupo, cada miembro ve el número de teléfono y la foto de perfil de los demás. Y cualquier mensaje sobre un alumno, como «Pablo no ha traído los deberes otra vez», lo leen todas las familias. Una foto de clase enviada al grupo puede acabar reenviada fuera de él, y la academia ya no controla dónde.
Mensajes en el móvil personal del profesor
Si el grupo lo crea un profesor, los teléfonos de las familias quedan en su móvil. Si pierde el móvil, se pierden con él; si se va de la academia, se lleva las conversaciones. La academia no sabe qué se ha dicho en su nombre.
Ningún registro para la academia
Cuando una familia dice «nadie me avisó», la academia necesita poder ver qué se envió, a quién y cuándo. En un grupo de WhatsApp eso está en el teléfono de una persona, mezclado con todo lo demás. Coordinación tampoco puede revisar un aviso antes de que salga.
Presión fuera del horario
Mensajes a las diez de la noche, familias que esperan respuesta inmediata y profesores que contestan en su tiempo libre porque si no lo hacen parece que no les importa. Los trabajadores tienen reconocido el derecho a la desconexión digital fuera de su horario (art. 88 de la LOPDGDD), y un grupo con las familias en el móvil personal lo pone difícil.
Qué dice la AEPD
La Guía para centros educativos de la AEPD, que hoy figura como «en revisión», trata la mensajería de forma directa:
- Las comunicaciones entre profesores y familias deben ir, preferentemente, por los medios que pone el centro, como una plataforma educativa o el correo del centro.
- El uso de aplicaciones como WhatsApp entre profesores y padres, o entre profesores y alumnos, no se recomienda.
- Los grupos con las familias de una clase solo se admiten de forma excepcional, con el consentimiento de los padres y solo con quienes lo hayan dado. La AEPD prefiere que los gestionen los propios padres, por ejemplo un delegado, y que entrar en el grupo no dependa de los profesores.
- Enviar fotos de alumnos por mensajería solo se justifica cuando está en juego el interés del menor, por ejemplo ante un accidente en una excursión, para informar y tranquilizar a los padres.
La guía se dirige a colegios y no menciona las academias, pero sus criterios sobre mensajería encajan igual en una academia con alumnos menores. Tienes el resto de criterios en protección de datos en una academia con menores.
Una sanción real
La AEPD impuso una multa de 5.000 € a un centro de estudios por enviar por WhatsApp a un tercero un documento con el nombre, los apellidos y el DNI de una madre y de sus dos hijos, sin su consentimiento. La infracción fue del principio de integridad y confidencialidad del RGPD (PS/00425/2019).
No hizo falta un grupo: bastó un mensaje. Cuando el canal es un móvil, un reenvío o un error de destinatario están a un toque.
Alternativas
Correo desde una cuenta de la academia
Para avisos de faltas, cambios de horario y cancelaciones. Sale de una dirección de la academia, no del correo personal de un profesor, y queda registro de qué se envió y a quién. Si usas plantillas, el aviso tarda segundos. Tienes ejemplos en cómo avisar a las familias de una falta.
Un portal de familias
Muchas de las preguntas por WhatsApp son de consulta: qué deberes hay, a qué hora es la clase, si vino ayer. Si la familia lo puede ver en un portal, solo con lo de sus hijos, deja de preguntarlo.
Un teléfono de la academia
Para lo urgente, como una falta sin respuesta de un menor o una cancelación de última hora, llama desde el teléfono de la academia. Publica en qué horario se atiende.
Si no puedes dejar la mensajería del todo
Esto ya no es criterio de la AEPD, sino lo que nos parece más prudente en la práctica:
- Una cuenta de empresa a nombre de la academia, en un móvil de la academia, no en el de un profesor.
- Uno a uno, no grupos. Cada familia recibe solo lo de su hijo.
- Nada de datos de salud, notas o conducta por ese canal.
- Un horario de respuesta claro, dicho en la matrícula.
Cómo salir de los grupos que ya tienes
- Avisa del cambio con tiempo y explica por qué: protección de los datos de los alumnos.
- Da el canal nuevo a cada familia, por escrito.
- Deja de publicar en el grupo desde el día del cambio y remite cualquier pregunta al canal nuevo.
- Cierra el grupo pasado un tiempo prudente, y que los profesores borren de sus móviles los contactos de familias que ya no necesitan.
Cómo lo hace Gestademy
Gestademy no usa grupos de WhatsApp: cada familia recibe solo lo de sus hijos, por correo y en el portal. Cuando un profesor marca una falta, el correo a la familia queda preparado y coordinación puede enviarlo, cambiarlo o no enviarlo; si nadie lo toca, sale solo a los 20 minutos. Cada envío queda registrado y las respuestas llegan a Gestademy (comunicación con las familias). En el portal de familias ven clases, asistencia, lo trabajado y los deberes.