Renovación de matrículas en una academia: calendario y mensajes para las familias

Para renovar las matrículas sin perder alumnos, empieza en marzo: prepara los grupos del curso siguiente, propón en abril una plaza concreta a cada familia, con los hermanos juntos, y resérvala con un plazo para confirmar. En mayo recuerda los plazos y apunta por qué no renueva quien no renueva. En junio libera las plazas sobrantes para la lista de espera y los alumnos nuevos.

Renovar no es mandar una circular en junio preguntando quién sigue. Es decirle a cada familia qué plaza tiene para el curso que viene, en qué grupo, a qué hora y hasta cuándo se la guardas. Cuanto más concreta es la propuesta, más fácil es decir que sí.

El calendario, mes a mes

Marzo: prepara el curso que viene

• Decide qué grupos habrá. Muchos alumnos pasan al curso siguiente; algunos grupos se juntan, otros se dividen.
• Revisa aulas, profesores y horarios. Antes de proponer una plaza, comprueba que ese grupo puede existir. Lo contamos en horarios con varias aulas.
• Fija el aforo de cada grupo y cuántas plazas quedarán para alumnos nuevos.
• Escribe las condiciones: plazo para confirmar, qué pasa si no confirman y, si la reserva lleva algún pago, cuánto y cuándo.

Abril: propón una plaza a cada familia

• Una propuesta por familia, no por alumno. Si tiene dos hijos, recibe un solo mensaje con las dos plazas.
• Hermanos juntos. Siempre que puedas, a la misma hora y en la misma sede. Si no, al menos en la misma sede. A una familia con dos hijos en sedes distintas le cuesta mucho seguir.
• Plaza concreta: grupo, días, hora, sede y profesor si ya lo sabes.
• Reserva provisional con fecha límite. La plaza es suya hasta esa fecha.

Mayo: recuerda y cierra

• Recordatorio antes de que caduque la reserva, un par de días antes.
• Llamada a quien no ha contestado. Un correo puede perderse; una llamada aclara si es un despiste o una baja.
• Apunta el motivo de cada familia que no renueva. Horario, precio, cambio de colegio, mudanza, no ha visto mejora. Dicho por la familia, no supuesto por ti.
• Ajusta grupos con las respuestas que llegan.

Junio: libera plazas y abre a nuevos

• Las reservas caducadas vuelven a quedar libres.
• Ofrécelas primero a la lista de espera, con la regla de siempre.
• Abre la matrícula a alumnos nuevos en las plazas que quedan, con su prueba de nivel si hace falta.
• Repasa los motivos de no renovación. Si varios dicen lo mismo, es una decisión para el curso que viene.

En septiembre quedarán ajustes: cambios de horario del colegio, alguna baja de última hora y alumnos nuevos. Si la renovación está cerrada en junio, septiembre es mucho más tranquilo.

Propón una plaza, no preguntes si siguen

«¿Vais a seguir el curso que viene?» deja la decisión en el aire. «Tenemos reservada para Lucía una plaza en 4.º de ESO, los lunes y miércoles a las 18:00» le da a la familia algo concreto a lo que responder.

Algunas ideas para que la propuesta funcione:

• Respeta lo que ya funciona. Si el alumno está bien en su horario, mantenlo.
• Explica los cambios. Si el grupo cambia de hora o de profesor, dilo en la propuesta y por qué.
• Ofrece una alternativa cuando la plaza propuesta no sea la ideal, por ejemplo otro horario en la misma sede.
• Pon la fecha límite en el mismo mensaje, no en uno aparte.

Hermanos: la renovación es de la familia

Cuando hay hermanos, la familia decide en conjunto. Si a uno le ofreces una plaza que le encaja y al otro una que no, es probable que no renueve ninguno. Por eso:

• Prepara primero las plazas de las familias con hermanos, antes de llenar los grupos.
• Busca horarios contiguos o a la misma hora, para que vengan juntos.
• Si no puedes juntarlos, dilo claro y ofrece la mejor opción que tengas, sin esperar a que la familia lo descubra.

La reserva provisional y su plazo

La reserva sirve para que la familia sepa que la plaza es suya, y para que tú sepas cuándo puedes ofrecerla a otra si no la quiere. Un plazo de una semana suele bastar para hablarlo en casa.

Deja claro:

• Hasta qué día está reservada.
• Cómo se confirma: respondiendo al mensaje, por teléfono o en recepción.
• Qué pasa si no confirman: la plaza vuelve a quedar libre.

Si tu academia está en la Comunidad de Madrid, la información que das a las familias debe incluir el plazo de inscripción y las características de la reserva de plaza, si la hay (Comunidad de Madrid, enseñanza no reglada). Revisa las normas de consumo de tu comunidad.

Por qué no renuevan: apúntalo siempre

El motivo de una baja es la información más útil del curso, y la que más se pierde. Apúntalo con unas pocas opciones fijas, para poder contarlas:

• Horario que no encaja.
• Precio.
• Cambio de colegio, de ciudad o de actividades.
• No ve mejora o no está contento con el grupo.
• Ya no lo necesita, por ejemplo porque ha aprobado.
• Otro.

Si una familia te dice que no ve mejora, merece una conversación, no solo una casilla. A veces se resuelve con un cambio de grupo.

Dos plantillas de mensaje

Propuesta de plaza:

Hola, [nombre del tutor]. Ya estamos preparando el curso [curso escolar] y os hemos reservado plaza: [alumno 1] en [grupo], los [días] a las [hora], y [alumno 2] en [grupo], los [días] a las [hora], los dos en [sede]. La reserva es vuestra hasta el [fecha]. Para confirmarla, respondednos a este mensaje o llamadnos al [teléfono]. Si necesitáis otro horario, decídnoslo y buscamos opciones. Un saludo, [nombre].

Recordatorio antes del plazo:

Hola, [nombre del tutor]. Os recordamos que la plaza de [alumno] en [grupo] para el curso que viene está reservada hasta el [fecha]. Si queréis mantenerla, basta con responder a este mensaje o llamarnos al [teléfono]. Si este año no vais a seguir, nos ayuda mucho saber el motivo. Un saludo, [nombre].

Errores frecuentes

• Empezar en junio, cuando muchas familias ya han decidido o se han ido de vacaciones.
• Un mensaje general a todas las familias en lugar de una plaza concreta para cada una.
• Separar a los hermanos sin avisar.
• Reservas sin fecha, que bloquean plazas hasta septiembre.
• No apuntar los motivos y repetir los mismos problemas el curso siguiente.

Cómo lo hace Gestademy

En Gestademy haces una renovación por familia: propone grupos que respetan que los hermanos vayan a la misma hora y sede, o al menos a la misma sede. La plaza queda reservada 7 días, con un recordatorio 2 días antes de que caduque. La familia confirma desde el portal o por teléfono, y ves quién ha confirmado y quién no renueva, y por qué. Lo tienes en matrículas y renovaciones.