GestademyMonta el horario en este orden: primero los grupos y sus niveles, después las aulas y su capacidad, luego la disponibilidad de cada profesor y, al final, las franjas. Comprueba que ningún aula ni ningún profesor estén en dos sitios a la vez, deja margen para cambiar de sede, marca los festivos antes de empezar y revisa el resultado por aula, por profesor y por grupo.
Un horario de academia se rompe casi siempre por lo mismo: se empieza por las horas y se encaja después a la gente. Funciona mejor al revés. Primero sabes qué grupos necesitas, luego dónde caben y quién puede darlos, y solo entonces les pones hora.
El orden de trabajo
1. Grupos y niveles
Haz la lista de grupos que necesitas para el curso: nivel, edad, cuántos alumnos esperas, cuántas sesiones por semana y cuánto dura cada una. En refuerzo escolar se suele agrupar por curso o por etapa; en idiomas, por nivel y por edad. Apunta también qué alumnos son hermanos: a muchas familias les importa que vayan a la misma hora. Lo contamos en renovación de matrículas.
2. Aulas y capacidad
Para cada aula, cuántos alumnos caben de verdad, con mesas y sillas, y qué tiene: pantalla, pizarra, altavoces. Un grupo no puede tener más plazas que el aula donde se da. Si un grupo de conversación necesita la sala grande, asígnala antes de repartir el resto.
3. Disponibilidad de los profesores
Pide por escrito a cada profesor qué días y franjas puede dar, cuántas horas quiere y qué materias y niveles da. Si alguien compagina la academia con otro trabajo o con estudios, su disponibilidad marca el horario más que cualquier aula. No construyas nada sin tener esta lista completa.
4. Las franjas
Ahora sí: asigna a cada grupo un aula, un profesor y una hora. Empieza por los grupos más difíciles de encajar, los que solo pueden ir a una hora o necesitan un aula concreta, y deja para el final los flexibles.
Franjas habituales de tarde
En refuerzo escolar el horario depende de la salida del colegio y del instituto, y esa hora cambia según el centro, la etapa y la comunidad. Pregunta a las familias en la matrícula a qué hora salen sus hijos antes de fijar las franjas.
Algunas pautas prácticas:
- Los pequeños, primero. Primaria suele encajar mejor en la primera franja de la tarde y la ESO y el Bachillerato, más tarde.
- Adultos, al final o por la mañana. En idiomas, los grupos de adultos piden horas después del trabajo o a primera hora.
- Bloques iguales. Si todas las clases duran lo mismo, es más fácil mover un grupo de franja sin desmontar el resto.
- Un margen entre clases. Unos minutos entre una clase y la siguiente para que un grupo salga y otro entre, y para que el profesor cambie de aula.
Solapes de aula y de profesor
Hay dos solapes que vigilar:
- De aula: dos grupos en la misma aula a la misma hora.
- De profesor: el mismo profesor con dos grupos a la vez.
Hay un tercero que se olvida: un alumno apuntado a dos grupos que coinciden, por ejemplo inglés y matemáticas. Revisa los tres cada vez que cambias algo, no solo en septiembre. Un cambio pequeño, como mover un grupo media hora, puede pisar otro que no estabas mirando.
A veces un solape es a propósito: dos grupos pequeños que comparten un aula grande, o un profesor que da a dos niveles a la vez en un repaso. Está bien, siempre que sea una decisión y no un despiste.
Si tienes varias sedes
Un profesor que da clase en dos sedes el mismo día necesita tiempo para llegar. Mide el trayecto real a esa hora, con tráfico o transporte público, y añade margen para recoger el material. Si puedes, organiza el horario para que cada profesor trabaje en una sola sede cada día.
Ten en cuenta además:
- Material por sede. Que no tenga que ir en la mochila del profesor.
- Una persona de referencia en cada sede para incidencias y sustituciones. Si falta alguien, mira qué hacer cuando falta un profesor.
- Las aulas de cada sede, cada una con su capacidad: un grupo que cambia de sede quizá no cabe en el aula nueva.
Festivos y calendario escolar
Hay dos calendarios que cruzar.
Los festivos laborales. Los nacionales y autonómicos se publican cada año en el BOE: aquí tienes la relación de fiestas laborales de 2026 y la de 2027. Además, cada municipio tiene hasta dos fiestas locales, que se publican en el boletín de la comunidad autónoma o de la provincia. Un curso de septiembre a junio cruza dos años, así que necesitas las dos listas. Si tienes sedes en municipios distintos, sus fiestas locales pueden no coincidir.
El calendario escolar. Cada comunidad autónoma publica el suyo, con el inicio y el final de curso y las vacaciones de Navidad y Semana Santa. Consulta el de tu comunidad y pregunta a los colegios de la zona si tienen días no lectivos propios.
Decide antes de empezar qué hace la academia en cada caso: si abre los días sin colegio o cierra con ellos. Cuéntalo en la matrícula y marca los festivos antes de generar las clases del curso, no después.
Cambios a mitad de curso
Algún cambio habrá: un profesor que se va, un grupo que se queda pequeño, un aula que se inunda. Para que no se convierta en un problema:
- Comprueba los solapes otra vez, incluidos los de alumnos y los de hermanos.
- Avisa por escrito a cada familia afectada, con la fecha desde la que cambia y por un canal de la academia, no por un grupo de WhatsApp. Lo explicamos en grupos de WhatsApp con las familias.
- Da margen. Una semana de aviso permite a las familias reorganizarse.
- Haz los cambios de una vez. Mejor un cambio bien pensado que tres seguidos.
Tres vistas del mismo horario
El mismo horario se mira de tres maneras, y cada una sirve a alguien:
- Por aula: para ver huecos libres y solapes de aula. Es la que necesita recepción.
- Por profesor: para que cada uno sepa qué da y para buscar sustituto.
- Por grupo: la que entienden las familias.
En una hoja de cálculo, normalmente solo una de estas vistas está al día y las demás se rehacen a mano. Si te pasa, mira cuándo se queda corto el Excel.
Cómo lo hace Gestademy
En Gestademy creas los grupos y sus franjas, y se generan las sesiones del curso. Ves la semana por aula, por profesor o por grupo, en cada sede. Antes de guardar, te avisa si un aula o un profesor se solapan, o si un profesor no tiene 15 minutos para cambiar de sede; puedes corregirlo o pulsar «Guardar igualmente». Los festivos se marcan por curso, para todas las sedes o una, y cancelan sus clases; el aviso a las familias sale cuando lo pides. Más en horarios.