GestademyPara una academia pequeña, con una persona que lo lleva todo y unas decenas de alumnos, un Excel o una hoja de Google bien ordenada funciona. Se queda corto cuando varias personas lo editan a la vez, cuando las faltas no llegan a tiempo a coordinación, cuando solo una persona sabe contestar a las familias o cuando hay varias sedes, hermanos y renovaciones que cruzar.
No hace falta un programa de gestión para abrir una academia. Muchas empiezan con una hoja de cálculo y está bien. La pregunta no es si el Excel es malo, sino en qué momento empieza a costarte más de lo que te ahorra.
Lo que el Excel hace bien
- Ya lo tienes y todo el mundo sabe usarlo.
- Es flexible: una columna nueva y listo, sin pedir permiso a nadie.
- Google Sheets permite editar entre varios y guarda un historial de versiones.
- Filtra y ordena lo suficiente para una lista de alumnos y grupos.
Si estás empezando, una hoja bien hecha es lo sensato: una pestaña de alumnos, otra de familias, otra de grupos y otra de asistencia, con una fila por cosa y sin celdas combinadas. Lo contamos en cómo montar una academia de refuerzo escolar.
Señales de que se queda corto
Varias personas editan el mismo archivo
Aparecen «alumnos_final_v3.xlsx» y «alumnos_final_bueno.xlsx». Alguien sobrescribe el cambio de otro y nadie sabe qué versión vale. Cuando dirección, coordinación, recepción y los profesores tocan el mismo archivo, el problema ya no es la herramienta, es saber qué es verdad.
La asistencia no llega a tiempo
El profesor pasa lista en papel o en su copia del archivo, y coordinación lo ve por la noche o al día siguiente. Para entonces la familia ya ha llamado preguntando. Una falta solo sirve para avisar si alguien la ve en los primeros minutos de clase. Lo explicamos en cómo avisar a las familias de una falta.
Las familias preguntan cosas que solo sabe una persona
«¿Qué deberes tiene para el jueves?», «¿Vino ayer?», «¿Por qué tema van?». Si la respuesta está en el cuaderno del profesor o en una pestaña que solo entiende quien la hizo, recepción no puede contestar sin preguntar a tres personas.
Hermanos y renovaciones
En primavera toca proponer plaza para el curso siguiente. Con hermanos, hay que cruzar grupos, horarios y familias para que vayan a la misma hora o a la misma sede, y saber quién ha confirmado. En una hoja de cálculo eso son varias pestañas y mucha memoria. Más en renovación de matrículas.
Varias sedes
Un archivo por sede, o un archivo enorme con filtros. Un profesor que da clase en dos sedes aparece en dos sitios, y nadie ve que se solapa. El horario por aula, por profesor y por grupo se rehace a mano cada vez. Lo contamos en horarios de una academia con varias aulas.
Datos de menores en archivos que viajan
Este es el más serio. Un Excel con nombres, teléfonos, alergias y notas de alumnos menores que se manda por correo, se guarda en portátiles personales o se reenvía por WhatsApp: quien tiene el archivo lo tiene todo, y no hay forma de saber cuántas copias existen. Si se pierde un portátil con ese archivo, puede ser una brecha de seguridad que haya que notificar.
La AEPD ha multado con 5.000 € a un centro de estudios por enviar por WhatsApp a un tercero un documento con el nombre, los apellidos y el DNI de una madre y sus dos hijos (PS/00425/2019). Los criterios de la AEPD para academias con menores los resumimos en protección de datos en una academia.
Antes de cambiar, prueba a ordenar
Algunas señales se arreglan sin cambiar de herramienta:
- Un solo archivo compartido, con permisos por persona, en vez de adjuntos por correo.
- Que cada persona edite solo su parte. Los profesores, la asistencia; recepción, los contactos.
- Fuera del archivo lo que no hace falta. Si no necesitas el DNI del alumno para dar clase, no lo guardes.
Si con eso basta, sigue con el Excel. Si las faltas siguen llegando tarde y las familias siguen llamando, el problema es de flujo y no de orden.
Qué buscar en un programa de gestión
- Que lo usen los profesores sin formación, desde el móvil, en el minuto entre clase y clase. Si no lo usan ellos, nada de lo demás funciona.
- Que cada rol vea lo suyo: el profesor su clase, recepción lo de cada alumno, la familia solo lo de sus hijos.
- Que los avisos a las familias salgan de la academia y quede registro de qué se envió y cuándo.
- Un portal o un acceso para las familias, para que consulten sin llamar.
- Varias sedes, si las tienes o las vas a tener.
- Un contrato de encargo del tratamiento, porque el proveedor va a manejar datos de tus alumnos.
- Que puedas sacar tus datos si un día te vas.
- Un precio claro y una prueba. Comparamos precios públicos en cuánto cuesta un programa de gestión de academias.
- Qué no hace. Si necesitas recibos o facturación a las familias, comprueba que lo incluye o que convive con tu gestoría.
Cómo migrar sin parar la academia
- Limpia los datos antes. Quita duplicados y alumnos de baja, revisa que cada alumno tenga su tutor correcto y que los correos y teléfonos estén bien escritos.
- Empieza por alumnos, familias y grupos. Es lo que se usa cada día. El histórico de cursos pasados puede esperar o quedarse archivado.
- Elige un mes tranquilo. Ni septiembre ni la campaña de renovaciones. Mejor un momento sin matrículas ni exámenes.
- Ensaya con un caso real. Un profesor pasa lista de su clase en el programa nuevo y coordinación comprueba que lo ve.
- Corta el Excel en una fecha. Durante unos días puedes usar los dos, pero fija el día en que el programa pasa a ser la única fuente.
- Archiva y borra. Guarda una copia del Excel antiguo en un sitio seguro y borra las copias que circulan en portátiles y correos.
Cómo lo hace Gestademy
En Excel nadie se entera de una falta hasta que alguien abre el archivo. En Gestademy, el profesor pasa lista desde el móvil, sin instalar nada, y coordinación ve la falta en cuanto se marca, con el correo a la familia preparado (control de asistencia). Gestademy no hace recibos, cobros ni facturación a las familias: para eso sigues con tu programa o tu gestoría. Los precios están en precios.