Cómo montar una academia de refuerzo escolar, paso a paso

Para montar una academia de refuerzo escolar hay que decidir a qué alumnos te diriges, encontrar un local cerca de colegios e institutos que admita uso docente, hacer los trámites de alta, formar un equipo con el certificado de delitos sexuales, fijar precios y normas por escrito, y tener la captación lista antes de septiembre. Lo que hace que siga abierta después es la organización del día a día: que nadie se pierda una falta, unos deberes o una llamada.

Esta guía va en orden, del primer paso a la primera semana de clase. Los trámites legales los detallamos aparte, con sus fuentes, en requisitos para abrir una academia.

1. Decide a quién te diriges

«Refuerzo escolar» abarca públicos muy distintos, y cada uno pide horarios, profesores y precios distintos:

• Primaria: grupos pequeños, mucha relación con las familias, deberes y técnicas de estudio.
• ESO: suele ser la etapa con más demanda: matemáticas, física y química, inglés y lengua, con picos antes de los exámenes.
• Bachillerato y prueba de acceso a la universidad: profesores más especializados, grupos más reducidos y un calendario marcado por los exámenes.
• Idiomas: grupos por nivel, preparación de exámenes oficiales y alumnos adultos además de escolares.

Empieza por uno o dos públicos que puedas atender bien con el equipo que tienes. Ampliar después es más fácil que deshacer una oferta que no puedes cubrir.

2. Busca un local cerca de los alumnos

La cercanía al colegio o a casa pesa mucho cuando una familia elige academia. Antes de firmar:

• Pregunta en el ayuntamiento si el local admite uso docente.
• Calcula el aforo: el Código Técnico de la Edificación cuenta 1,5 m² por persona en un aula (DB-SI). Un aula de 15 m² da para 10 personas, profesor incluido.
• Piensa en aulas, no en metros: varias aulas pequeñas te dejan tener grupos de distintos niveles a la misma hora.
• Mira la accesibilidad y la salida a la calle: con niños, entradas y salidas a la vez son el momento más delicado del día.

3. Haz los trámites

En resumen: alta en Hacienda con el modelo 036 y el epígrafe 933.9 del IAE, alta en la Seguridad Social, declaración responsable o comunicación en el ayuntamiento, el local en regla, el certificado de delitos sexuales de todo el equipo, las normas de consumo de tu comunidad y la protección de datos. Lo tienes paso a paso y con fuentes en requisitos para abrir una academia.

Un consejo: revisa con un asesor desde el principio si tus clases están exentas de IVA. Cambia tus precios y lo que puedes deducirte.

4. Forma el equipo

• Profesores por materia y por etapa. Quien explica bien matemáticas de 4.º de ESO no es necesariamente quien mejor trabaja con niños de primaria.
• Certificado de delitos sexuales de todos, también de quien viene pocas horas (LOPIVI, art. 57).
• Convenio colectivo: si contratas, se aplica el X Convenio de enseñanza y formación no reglada (BOE-A-2025-14198), que obliga además a tener seguro de responsabilidad civil y de accidentes para cada trabajador.
• Alguien que no esté en el aula en las horas de más alumnos: para abrir la puerta, atender a las familias y avisar de las faltas.

5. Fija precios y normas por escrito

No hay un precio de mercado único: depende de la zona, la etapa, el tamaño del grupo y las horas. Mira qué cobran las academias de tu barrio y decide si compites por precio, por grupos más pequeños o por especialización.

Lo que sí conviene tener claro desde el primer día, y por escrito en el contrato:

• Matrícula y cuota: qué incluyen y cuándo se pagan.
• Qué pasa con las clases a las que falta el alumno y con los festivos.
• Cómo se da de baja una familia y con cuánto preaviso.
• Cómo y cuándo vais a avisar a la familia de faltas, cambios o cancelaciones.

En algunas comunidades el contrato escrito, los precios a la vista y la factura de cada pago son obligatorios, como en la Comunidad de Madrid.

6. Prepara la captación antes de septiembre

Muchas familias buscan refuerzo al empezar el curso o cuando llegan las primeras notas. Tenlo todo listo antes:

• Ficha en Google Maps con fotos del local, horarios y teléfono: es lo primero que ven al buscar «academia de refuerzo cerca de mí».
• Una web sencilla con qué ofreces, a quién, dónde y cómo contactar.
• Reseñas de las primeras familias, pedidas en persona.
• Colegios y AMPA de la zona: carteles, charlas o acuerdos para actividades.
• Responder rápido. Una familia que llama a tres academias se apunta a la que le contesta primero. Apunta a cada interesado y el día en que llamó, para que nadie se quede sin respuesta.
• Prueba de nivel a los nuevos, para ponerlos en el grupo adecuado y para que la familia vea que sabes lo que haces.
• Lista de espera cuando un grupo se llena, por orden de llegada, para llamar en cuanto haya plaza.

7. Organiza el día a día desde el primer curso

Lo que hace que una familia renueve no es el cartel, sino lo que pasa cada tarde:

• Pasar lista al empezar y avisar a la familia el mismo día si su hijo no ha venido. Lo contamos en cómo avisar a las familias de una falta.
• Saber qué se ha trabajado y qué deberes hay, para responder cuando la familia pregunta y para que un sustituto pueda seguir la clase.
• Un canal con las familias que no sea el móvil del profesor. La AEPD no recomienda WhatsApp entre profesores y familias; lo explicamos en protección de datos con alumnos menores.
• Un plan para cuando falta un profesor. Ocurrirá en el primer trimestre.
• Renovaciones en primavera, con tiempo para proponer plaza a cada familia y mantener juntos a los hermanos.

Errores frecuentes al empezar

• Abrir demasiados grupos el primer año con pocos alumnos en cada uno.
• Firmar el alquiler antes de preguntar al ayuntamiento si el local admite uso docente.
• Llevarlo todo en hojas de cálculo y grupos de WhatsApp. Funciona con 20 alumnos; con 80, alguien se queda sin avisar.
• No poner las normas por escrito y tener que negociar cada falta o cada baja.

Dónde encaja Gestademy

Gestademy es un programa de gestión pensado para el día a día de una academia de refuerzo o de idiomas: control de asistencia desde el móvil, aviso a las familias, interesados, prueba de nivel y lista de espera, horarios, sustituciones y renovaciones. No hace recibos ni facturación: para eso necesitarás tu programa de siempre o tu gestoría. Puedes ver cuánto cuesta en precios y compararlo con otros en nuestro estudio de precios del sector.