Marketing para academias: cómo captar alumnos en septiembre y en enero

Para captar alumnos en una academia, ten la ficha de Google completa y una web sencilla antes de septiembre, pide reseñas a las familias contentas sin ofrecer nada a cambio, colabora con colegios y AMPA de la zona y pide recomendaciones a tus familias actuales. Después, lo que decide es responder rápido a cada interesado y apuntarlo. Septiembre, enero y las semanas antes de los exámenes son los momentos clave.

Una academia de barrio no necesita una gran campaña. Necesita que la encuentren cuando una familia busca, que lo que vean les dé confianza y que alguien conteste el teléfono. Esta guía va de lo más básico a lo que puedes hacer cada temporada.

Tu ficha de Google, lo primero

Cuando una familia busca «academia de inglés cerca de mí», lo primero que ve son los resultados de Google Maps. Si tu academia no aparece ahí, para esa familia no existe.

• Crea o reclama tu Perfil de Empresa. Es gratis y se hace desde Google Maps o desde business.google.com (Ayuda de Perfil de Empresa).
• Complétalo entero: dirección, horario, teléfono, web, categoría y fotos del local y de las aulas.
• Mantén el horario al día, también en vacaciones y festivos.
• Responde a las reseñas, buenas y malas.

Google explica que los resultados locales dependen sobre todo de la relevancia, la distancia y la prominencia, y que no se puede pagar para salir mejor posicionado. Una ficha completa y con reseñas ayuda (Consejos para mejorar el posicionamiento local).

Una web sencilla

No hace falta una web grande. Hace falta que responda a lo que pregunta una familia:

• Qué ofreces: materias, idiomas, etapas y tamaño de los grupos.
• Dónde estás y en qué horario.
• Cómo es el primer paso: una llamada, una visita o una prueba de nivel.
• Cómo contactar: teléfono, correo y un formulario corto.
• Fotos reales del local, no de bancos de imágenes.

Comprueba que se ve bien en el móvil: muchas familias te buscarán desde ahí.

Cuidado con lo que dices de los títulos

La publicidad de una academia tiene que ser veraz, también sobre los títulos que da. En la Comunidad de Madrid, por ejemplo, los anuncios y folletos de enseñanza no reglada deben incluir la leyenda «Enseñanzas que no conducen a la obtención de un título con valor oficial» (Comunidad de Madrid, enseñanza no reglada). Revisa las normas de consumo de tu comunidad antes de imprimir carteles. Si preparas para un examen oficial, di que preparas para él, no que lo das.

Reseñas: pídelas, no las fabriques

Las reseñas pesan mucho cuando una familia compara academias. La forma de conseguirlas es pedirlas:

• Pídelas en persona, a final de trimestre o cuando una familia te dice que está contenta.
• Facilita el enlace. Google permite crear un enlace o un código QR para pedir reseñas (Consejos para conseguir más reseñas).
• Pídelas a todas las familias, no solo a las que sabes que dirán algo bueno.
• Responde con educación, sin dar datos del alumno. Una respuesta pública nunca debe contar notas, faltas ni problemas de un menor.

Lo que no puedes hacer:

• Ofrecer algo a cambio. Google considera interacción falsa ofrecer descuentos o servicios gratis a cambio de una reseña, y lo prohíbe. Tampoco permite pedir reseñas positivas solo a algunos clientes (Política de contenido de Google Maps).
• Escribirlas tú, el equipo o tu familia. Además de ir contra las normas de Google, la Ley de Competencia Desleal considera engañoso añadir o encargar reseñas falsas de consumidores (Ley 3/1991, art. 27.8).

Colegios y AMPA de la zona

Muchos de tus alumnos vendrán de los colegios e institutos cercanos. Merece la pena estar presente allí:

• Carteles o folletos en el tablón del AMPA, si lo permiten.
• Charlas útiles para las familias, como técnicas de estudio o cómo preparar un examen de idiomas, sin convertirlas en un anuncio.
• Actividades extraescolares dentro del colegio, si el centro las ofrece a entidades de fuera.
• Buena relación con los profesores, que a menudo son quienes recomiendan refuerzo a una familia.

Puertas abiertas y pruebas de nivel

Una familia que ha visto el local y ha hablado con un profesor se decide antes. Organiza:

• Una jornada de puertas abiertas a principios de septiembre, con horario amplio.
• Pruebas de nivel con cita, para los alumnos nuevos. Además de colocarlos en el grupo correcto, la familia ve que sabes lo que haces.
• Una clase de prueba en el grupo donde encajaría, si tienes plaza.

Recomendaciones de tus familias

Las familias que ya están contentas son tu mejor canal. Muchas recomiendan sin que se lo pidas, pero puedes ayudar:

• Pide que te recomienden cuando una familia te da las gracias.
• Pregunta siempre cómo te conoció quien llama, y apúntalo. Así sabes qué funciona.
• Si das algo por recomendar, déjalo por escrito y no lo mezcles con las reseñas.

Si envías correos con ofertas, recuerda que la publicidad por correo necesita que el destinatario la haya pedido o autorizado. La excepción son tus clientes, para servicios parecidos a los que ya tienen, y siempre con una forma sencilla de darse de baja (LSSI, art. 21).

Responde rápido y apunta a cada interesado

Todo lo anterior sirve de poco si la familia llama y nadie contesta. Si una familia pregunta en tres academias, la que responde primero y bien tiene ventaja.

• Contesta en el día, también a los formularios de la web y a los mensajes de Google.
• Apunta a cada interesado: qué busca, cómo te conoció, el día en que llamó y en qué punto está.
• Llama otra vez si en unos días no ha respondido.
• Ofrece un siguiente paso concreto: una visita, una prueba de nivel o una plaza.
• Si el grupo está lleno, apúntalo en la lista de espera y dile cuándo le llamarás.
• Apunta por qué no se apunta quien no se apunta. Te dirá qué cambiar.

El calendario de la captación

• Junio y julio: web y ficha al día, horarios del curso que viene publicados y renovaciones cerradas, para saber cuántas plazas tienes.
• Finales de agosto y septiembre: el momento más fuerte. Puertas abiertas, pruebas de nivel, carteles en colegios y respuesta rápida a cada llamada.
• Diciembre y enero: llegan las primeras notas y muchas familias buscan refuerzo. Recuérdalo en la ficha de Google y en los colegios, y ten grupos con plaza o un horario nuevo preparado.
• Antes de los exámenes: finales de trimestre, recuperaciones de junio y exámenes oficiales de idiomas. Grupos intensivos o de preparación específica, con fechas claras.

Para el resto del arranque de una academia, tienes la guía de cómo montar una academia de refuerzo escolar.

Errores frecuentes

• Una ficha de Google a medias, con el horario antiguo o sin fotos.
• Comprar o inventar reseñas.
• Gastar en anuncios antes de tener la ficha, la web y alguien que conteste.
• No apuntar a quien llama y olvidarse de llamarlo otra vez.
• Anunciar «títulos» que no son oficiales sin decirlo.

Cómo lo hace Gestademy

En Gestademy, cada familia interesada tiene su ficha: qué busca, cómo llegó y cuántos días lleva esperando. A los 3 días sin respuesta, se marca. Apuntas la prueba de nivel, Gestademy recomienda el curso y propone grupos, y si están llenos la familia entra en la lista de espera. Al cerrar una ficha sin alta, eliges uno de 6 motivos. Lo tienes en interesados, prueba de nivel y lista de espera.